Stadt Freudenberg
Von Excel-Listen zur zentralen IT-Verwaltung
Wie die Stadt Freudenberg Inventar, Support und Haushaltsplanung mit inventorio an einem Ort bündelt
Früher verwaltete die Stadt Freudenberg ihre IT-Geräte in Excel-Tabellen, Supportanfragen kamen per E-Mail, Telefon oder auf Zuruf. Heute laufen Inventar und Support zentral in inventorio – mit vollständiger Historie für jedes Gerät.
- 7 Organisationen
- ~ 840 erstelle Tickets
- 1.366 Inventarobjekte
Die Stadt Freudenberg
Als Kommune muss die Stadt Freudenberg eine moderne, verlässliche und voll funktionsfähige IT-Infrastruktur bereitstellen. Dabei bildet die reibungslose Organisation von Geräten und Supportprozessen das Fundament für effiziente Abläufe in städtischen Einrichtungen und Schulen.
Die Herausforderung: Manuelles Verwaltungschaos
Vor der Einführung von inventorio erschwerten dezentrale und veraltete Strukturen den Arbeitsalltag der IT-Organisation.
1. Veraltete Datenbasis und Hürden bei der Planung
Die Inventarverwaltung stützte sich auf Excel-Tabellen. Das brachte mehrere Probleme mit sich:
- Veraltete Informationen: Die Daten waren selten auf dem neuesten Stand, da die Pflege viel Zeit und Aufwand kostete.
- Keine Kollaboration: Mehrere Mitarbeitende konnten nicht gleichzeitig an den Listen arbeiten.
- Erschwerte Budgetierung: Ohne verlässliche Datenbasis waren Gerätetausch und Haushalt schwer zu planen.
2. Unstrukturierte Support-Kommunikation
Für den IT-Support gab es keinen einheitlichen Kanal. Anfragen landeten teils im gemeinsamen Postfach, teils auf persönlichen E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden. Dazu kamen Anfragen per Anruf oder auf Zuruf. Eine systematische Bearbeitung und Nachverfolgung war so kaum möglich.
Vor inventorio arbeiteten wir mit unübersichtlichen Excel-Tabellen und veralteten Daten – ein paralleles Arbeiten war nicht möglich. Heute haben wir den gesamten Inventarverlauf und die Supporthistorie an einem zentralen Ort.
David Hoffmann
Haupt- und Personalamt der Stadt Freudenberg
Die Lösung: inventorio als zentrale Plattform
Mit dem Wechsel zu inventorio hat die Stadt Freudenberg Inventar und Support an einem zentralen Ort zusammengeführt.
- Zentralisierte Inventarverwaltung: Alle Geräte mit den wichtigen Daten sind in einer einzigen, übersichtlichen Plattform erfasst.
- Integriertes Ticketsystem: Supportanfragen werden über das strukturierte Ticketsystem gesteuert, bearbeitet und nachverfolgt.
- Vollständige Historie: Für jedes Gerät stehen der gesamte Inventarverlauf und die dazugehörige Supporthistorie transparent zur Verfügung.
Die Ergebnisse: Spürbare Entlastung durch Zentralisierung und Transparenz
- Vereinfachte Haushalts- und Austauschplanung: Mit aktuellen Bestandsdaten lässt sich der Gerätetausch besser planen. Das vereinfacht die Haushaltsplanung deutlich.
- Breite Akzeptanz des Ticketsystems: Das Ticketsystem wurde breitflächig angenommen, von IT-Admins ebenso wie von Nutzenden. Anfragen landen nicht mehr in persönlichen Postfächern, sondern werden gesammelt und zentral bearbeitet.
- Alles an einem Ort: Inventarverlauf und Supporthistorie sind für jedes Gerät zentral verfügbar – der Weg durch Excel-Listen und E-Mail-Verläufe entfällt.
Seit der Einführung von inventorio ist unsere Haushaltsplanung deutlich einfacher und der regelmäßige Gerätetausch planbar geworden. Das Ticketsystem wird breitflächig angenommen.
– David Hoffmann
Fazit: „Definitiv ja!“
Die Stadt Freudenberg würde inventorio weiterempfehlen. Als Gründe nennt David Hoffmann die übersichtliche und intuitive Oberfläche für Admins und User, die ständige innovative Weiterentwicklung der App und ein Entwicklungsteam, das offen für Hinweise und Wünsche aus der Praxis ist.
„Würden wir inventorio weiterempfehlen? Definitiv ja! Die Oberfläche ist für Admins und User übersichtlich und intuitiv, und das Entwicklungsteam ist immer offen für Hinweise und Wünsche zur Weiterentwicklung der App.“
– David Hoffmann, Haupt- und Personalamt der Stadt Freudenberg