Ostalbkreis
Der Ostalbkreis auf dem Weg zur digitalen Bildungsinfrastruktur
Mit inventorio hat der Ostalbkreis als Schulträger eine zentrale Schul-IT-Verwaltung eingeführt, die alle Beteiligten nahtlos miteinander verbindet und gleichzeitig einen völlig neuen Standard etabliert. Von der ersten Inventarisierung über ein zentrales Ticketsystem bis hin zur digitalen Beschaffung fungiert die Software heute als digitaler Motor des gesamten Schulbetriebs im Landkreis. Dank dieser Umstellung ist es gelungen, alte Silo-Strukturen aufzubrechen und eine moderne IT-Infrastruktur zu schaffen, die als echtes Vorbild für zukunftsorientierte Schulträger dient.
- 12 Schulen
- 10.000 Schüler:innen
- ca. 20.000 Inventarobjekte
Quelle: ostalbkreis.de
12
Schulen
10.000
Schüler:innen
1 Mio. €
IT-Jahresbudget
~ 20.000
Inventarobjekte
Vom blanken Wahnsinn zur strukturierten Schul-IT-Verwaltung
Schul-IT ohne System im Sammelpostfach
Als Sachgebietsleitung Schulen & Bildung, Geschäftsbereich Bildung & Kultur des Landratsamts Ostalbkreis steuert Melanie Luy sowohl die gesamte digitale Transformation als auch die Beschaffung und Prozessoptimierung für kreiseigene Schulen. Bei rund 10.000 SchülerInnen und einer fast vollständigen 1:1-Ausstattung summiert sich der Gerätebestand, inklusive Festgeräten, auf ca. 20.000 Einheiten.
Vor dem Einsatz von inventorio sah sie sich tagtäglich mit einer logistischen Mammutaufgabe konfrontiert. Anfragen der einzelnen Schulen erreichten sie vergleichsweise chaotisch und über verschiedene Kanäle. Das Schul-IT-Team versuchte anfangs, sich mit einem farblich sortierten Sammelpostfach und einer zusätzlichen Notfall-Hotline zu behelfen. Allerdings stieß dieses System schnell an seine Grenzen. Zwar wurde im Vorfeld ein anderes Tool getestet, doch der technische Anspruch war schlichtweg zu hoch für einen flächendeckenden Einsatz. Daraus entstand der Wunsch nach einer einheitlichen, intuitiven Plattform für die Schul-IT, die alle Schulen unter ein Dach bringt und die tägliche Informationsflut auch für Personen ohne tieferes IT-Wissen verständlich aufbereitet und bündelt.
Wir überlegen uns oft, wie wir das geschafft haben, bevor wir das System hatten. Wie wir den blanken Wahnsinn überlebt haben.
Melanie Luy
Sachgebietsleitung Schulen & Bildung, Geschäftsbereich Bildung & Kultur, Landratsamt Ostalbkreis
Die Implementierung
Geduld und persönliche Präsenz als Weg zum Erfolg
Die Einführung von inventorio begann mit einer gezielten Pilotphase. Die persönliche Begleitung durch das inventorio-Team erwies sich dabei als echter Katalysator für die Akzeptanz vor Ort. Das Wissen, ein Gesicht zur Software zu kennen und bei Fragen jederzeit unkompliziert anrufen zu können, nahm dem Kollegium schnell die Berührungsängste.
Der eigentliche technische Umstieg ging nach der intensiven Vorbereitung schnell vonstatten.
„Je besser die Vorbereitung war, umso einfacher war auch der Einstieg. In dem Moment, in dem alle Vorbereitungen sauber getroffen wurden, war die Umstellung innerhalb von zwei Tagen durch“, lautet ihr Fazit.
Anfängliche Hürden und Skepsis im Kollegium wurden geschickt gelöst und selbst Lehrkräfte, die anfänglich eher skeptisch waren, würden inventorio heute nicht mehr hergeben. Schon bald machten die ersten Schulen von sich aus Werbung für inventorio, sodass weitere Institutionen begannen nachzufragen, wann sie die Software ebenfalls nutzen dürften.
Ergebnis
Schul-IT-Verwaltung für Schulträger: Was inventorio konkret leistet
Mit einem jährlichen Budget von rund 1,0 Millionen Euro für die Schul-IT trägt das Landratsamt eine enorme finanzielle und strategische Verantwortung. Dank inventorio steht heute die dafür notwendige, verlässliche Datenbasis zur Verfügung. Das integrierte Warenkorb-System ermöglicht es, Beschaffungsprozesse von der ersten Anforderung über die Lieferung bis hin zur finalen Inventarisierung vollkommen digital und transparent abzuwickeln.
Seit der Einführung des Schul-IT-Management-Systems kam es im gesamten Landkreis zu spürbaren Verbesserungen. Sowohl Prozesse als auch die tägliche Kommunikation laufen strukturierter und einheitlicher ab und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist merklich gestiegen. Beispielsweise sind eingehende Anrufe in der Regel von Vornherein bereits strukturierter. Zudem werden Fragen seither deutlich gezielter formuliert und Probleme konkreter angesprochen. “Damit haben wir das erreicht, was wir tatsächlich erreichen wollten.“, lautet die durchweg positive Bilanz.
Auch der Kontrollaufwand hat sich radikal vereinfacht: „Ich habe einfach den Einblick. Den hatte ich früher nicht. Ich kann zwar die IT-Systeme nicht einsehen, aber das brauche ich auch nicht, weil ich jetzt inventorio habe.“
Die Software liefert auf Knopfdruck präzise Reports über den Gerätestatus und den Lifecycle der Hardware, wodurch Budgetentscheidungen und zukünftige Ersatzbeschaffungen seither datengestützt getroffen werden können.
inventorio hat für mich ein Tool geschaffen, um meine (etwas chaotischen) IT-Jungs zu strukturieren und gleichzeitig den Service für die Schulen zu verbessern. Es hebt unser Image massiv an. Das Lob für die hohe Zufriedenheit bekommen am Ende wir, aber das System liefert uns die perfekte Basis dafür.
– Melanie Luy
Rat an andere Schulträger
Ein solches Projekt erfordert Mut und ein Umdenken innerhalb der Verwaltung:
„Man darf das nicht wie seine anderen Schulträgeraufgaben sehen. Man muss immer in sehr engem Kontakt mit den IT-Admins und Personen vor Ort stehen, die alles betreuen. Das System kann man nur einführen, wenn alle beteiligten Parteien mitspielen. Aber wenn man sich einigt und alle an diesem einen Strang ziehen, dann wird für alle der Aufwand deutlich geringer.“
Stimmen aus der Praxis
Einblicke in den Alltag mit inventorio
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Ausgangssituation:
Fragmentierter IT-Support ohne Ticketsystem
Als einer von drei Schul-IT-Admins an der Kaufmännischen Schule in Schwäbisch Gmünd betreut Michael Fleischer gemeinsam mit seinem Team rund 2.100 Endgeräte, darunter 900 mobile iPads für die SchülerInnen. Vor inventorios Einführung war der Alltag im IT-Support stark fragmentiert und teilweise unkoordiniert. Supportanfragen erreichten die Admins über Chat-Programme, E-Mails oder den allseits bekannten informellen Weg, den Flurfunk. Im hektischen Unterrichtsalltag ging dadurch schnell der Überblick verloren und eine verlässliche Krankheitsvertretung war kaum möglich, da Tickets oft in persönlichen Postfächern landeten.
Die Geräteverwaltung basierte auf einer cloudbasierten Excel-Tabelle, was regelmäßig zu Synchronisationsproblemen führte: „Es gab zum Beispiel auch einmal die Situation, man hat zu Hause schnell den PC heruntergefahren, die Datei war nicht gespeichert und am nächsten Tag hat der Kollege die Veränderungen nicht gesehen.", erinnert sich Fleischer. Eine reine Open-Source-Datenbank bot zwar später etwas Übersicht, jedoch fehlte noch immer die entscheidende Verknüpfung zu einem funktionalen Ticketsystem für die Schule. Das Ergebnis war ein spürbares Prozesschaos.
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Herausforderung:
IT-Support-Transparenz und Zeiterfassung für den Schulträger
Mit dem massiven Anwachsen des Gerätebestands nach der Pandemie stieg auch der Druck auf das Admin-Team. Pro Monat galt es nun, rund 50 bis 60 Tickets strukturiert abzuarbeiten. Und das sind nur Durchschnittswerte. Zu Schuljahresbeginn und nach der iPad-Ausgabe stieg diese Zahl oft deutlich an. Das Team benötigte nicht nur dringend ein Schul-IT-Management-Tool, welches den gesamten Lebenszyklus der Geräte von deren Erstbeschaffung bis hin zur Ausmusterung auf einer einzigen Plattform festhält. Es fehlte auch eine transparente Möglichkeit, geleistete Arbeitszeiten zu tracken: „Man muss sich gegenüber dem Schulträger und der Schulleitung immer rechtfertigen, wie viel Zeit der Support kostet. Ein Ticket ist meistens eben nicht in fünf Minuten erledigt. Wir brauchten dafür eine verlässliche Datenbasis."
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Was inventorio verändert hat:
Zentrales Ticketsystem und digitale Geräteverwaltung ab Tag eins
Dank einer reibungslosen Datenmigration aus dem Altsystem und vollständiger Unterstützung seitens der Schulleitung wurde das Ticketsystem von inventorio innerhalb von nur drei Monaten fester Bestandteil des Alltagsbetriebs. Die Sorge des Kollegiums vor „noch einem neuen Programm" war schnell verflogen. Aufgrund der intuitiven Gestaltung der Benutzeroberfläche und der tatkräftigen Unterstützung des Teams von inventorio genügte ein kurzes Erklärvideo, um das Kollegium in die Plattform einzuführen. Heute können Lehrkräfte ihre Tickets direkt aus den Klassenzimmern schreiben und den Bearbeitungsstatus jederzeit transparent einsehen, was wiederum zeitraubende Nachfragen im Admin-Büro auf beiden Seiten massiv reduziert.
Inzwischen bindet die Schule sogar die SchülerInnen aktiv ein: Jede:r SchülerIn kann das eigene zugewiesene iPad überprüfen und bei Bedarf selbstständig ein Ticket erstellen. Für die Admins bedeutet die Verknüpfung von Endgeräten und Supportverlauf einen riesigen strategischen Vorteil: Tritt ein technischer Fehler bei einer Geräteklasse gehäuft auf, wird dies direkt sauber dokumentiert und kann zukünftig als Argument für Ersatzbeschaffungen eingebracht werden.
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Ein Blick in die Zukunft:
Digitale Nutzungsvereinbarungen und papierloser Verleihprozess
Nachdem das Team mit inventorio bereits die letzte Excel-Tabelle im Bereich der Beschaffung erfolgreich „beerdigen" konnte, wird als nächster Schritt der Verleihprozess digitalisiert. Das Ziel: Die herkömmliche Papierflut bei den Nutzungsvereinbarungen durch einen komplett digitalen Prozess inklusive klassenweiser Ausgabe und digitaler Signatur abzulösen.
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Ausgangssituation:
Intransparente Geräteverwaltung an 12 Schulen
Simon Dobstetter ist seit Beginn des Projekts im Sachgebiet Schul-IT, Geschäftsbereich Information und Kommunikation im Landratsamt Ostalbkreis dabei und übernahm 2024 offiziell dessen Leitung. Gemeinsam mit seinem fünfköpfigen Team betreut er die gesamte IT-Infrastruktur von insgesamt zwölf Schulen. Aktuell sind bereits rund 7.500 Gerätschaften in inventorio erfasst. Nach Abschluss der Onboardings der verbleibenden Schulen wird die Gesamtkapazität auf etwa 20.000 Endgeräte ansteigen.
Bevor inventorio eingeführt wurde, war die Verwaltung der Hardware an den Schulen extrem unübersichtlich. Zwar gab es für iPads ein funktionierendes MDM-System, doch bei vielen anderen Geräten verlor sich die Spur, sobald sie das Amt verließen. Die Dokumentation an den Schulen selbst erfolgte dezentral. „Wie man es kennt, Papierzettel oder Excel-Tabelle", beschreibt er die vergangene Praxis an den Schulen. Das Resultat war Intransparenz im Alltag: Bei der Geräteerfassung, aber auch bei der Ausgabe und Pflege herrschte das Chaos, da keinerlei Übersicht existierte. Es war nur schwer nachvollziehbar, ob ein Gerät tatsächlich im aktiven Einsatz war oder monatelang ungenutzt im Schrank lag. Eine vergleichbare Undurchsichtigkeit bestand auch bei Verlusten oder Defekten.
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Anforderung:
Einfache Schul-IT-Software für Lehrkräfte, Admins und Schulträger
Für ihn stand schnell fest, dass es Zeit für eine neue Lösung war, die vor allem eines sein musste: nahbar und unkompliziert für die Menschen vor Ort. „Eine einfache Handhabung und hohe Benutzerfreundlichkeit sind entscheidend. Es muss im schulischen Alltag praktikabel einsetzbar sein." Gesucht wurde daher gezielt ein klarer Dreiklang an Funktionen:
o Asset-Management: Eine unkomplizierte Erfassung, Pflege und Verwaltung. Einen zentralen Datenbestand mit Anbindung an das Ticket- sowie Beschaffungssystem
o Ticketsystem: Ein zentraler IT-Support-Kanal für Administratoren, Lehrkräfte und Schüler:innen mit direkter Anbindung an den Schulträger. Die Bedienung sollte für alle gleichermaßen einfach, intuitiv und praxisnah gestaltet sein.
o Digitale Beschaffung: Die vollständige Digitalisierung des bisher analogen Beschaffungsprozesses über einen integrierten Warenkorb
Alternative Lösungen konnten diese Voraussetzungen aufgrund einer zu hohen Komplexität oder schlechtem Support bisher nicht erfüllen. Den Ausschlag bei inventorio gaben schließlich das Gesamtpaket und die menschliche Komponente.
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Die Einführung:
Pilotphase, Rollout und exzellenter Onboarding-Service
Nach einer einjährigen Pilotphase an einer Schule startete Anfang 2025 schrittweise der Rollout über den gesamten Landkreis hinweg. Die Resonanz aus der Praxis war überaus erfreulich: „Die Rückmeldung von allen Lehrkräften und Schulen ist durchweg positiv, weil einfach eine Übersicht da ist. inventorio ist einfach zu bedienen, es ist idiotensicher, man muss es so sagen."
Neben der reinen Funktionalität war der Dienstleistungsrahmen das entscheidende Qualitätsmerkmal. Es wurden Treffen vor Ort oder digital per Video zusammen mit den Schulen abgehalten, und man stand generell in engem Austausch. Der persönliche Support war ein echtes Highlight bei der Zusammenarbeit, da sich ein so großes Projekt über zwölf Schulen hinweg ohne eine einwandfreie Dienstleistung im Hintergrund gar nicht stemmen ließe.
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Ergebnis:
Datengestützte Hardwareplanung und spürbare Entlastung im Schulbetrieb
Der Arbeitsalltag im Landratsamt ist durch das Schul-IT-Management-System spürbar stressfreier geworden. Alle Anfragen werden nicht mehr in ein einzelnes Sammelpostfach eingepflegt sondern von den Schul-Admins direkt im System zugewiesen.
Zudem liefert inventorio nun besonders für die langfristige Budget- und Hardwareplanung unverzichtbare Daten. Da Endgeräte nach einigen Jahren ausgetauscht werden müssen, benötigt der Landkreis im Vorfeld einen übersichtlichen Stand der Bestände; das ist nun lückenlos gelungen. Die Schul-IT erkennt mittlerweile sofort die Lebensdauer einzelner Geräte und weiß, welche Modelle eventuell überdurchschnittlich viele Support-Tickets verursachen.
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Rat an andere IT-Admins und Schulträger:
Basierend auf den Erfahrungen des Onboardings im Ostalbkreis gibt es einen klaren Rat für andere Schulträger und Schul-IT-Verantwortliche:
“Deshalb ist mein Tipp einfach: die Kommunikation ist der Schlüssel. Nehmen Sie alle Beteiligten umfänglich mit.”
Oft halten Schulen aus Gewohnheit und Zeitmangel an veralteten, ineffizienten Insellösungen oder Strukturen fest.
Wer jedoch geduldig kommuniziert, Betroffene abholt und die klaren Vorteile des Systems aufzeigt, ebnet den Weg für eine zukunftssichere, zentrale Schul-IT.
Bei inventorio ist man wirklich sauber aufgehoben. Man hat einfach einen Standard, dank dem sich die Schulen auch untereinander austauschen können und der zentral verwaltet wird.
– Simon Dobstetter