Stadt Pforzheim
Schul-IT für 36 Schulen – wie die Stadt Pforzheim tausende Geräte mit inventorio verwaltet
Die Stadt Pforzheim verwaltet über ihr Amt für Bildung und Sport 36 Schulen, rund 20.500 Schülerinnen und Schüler sowie zahlreiche Lehrkräfte. Mit dem Digitalpakt stieg der Gerätebestand rasant auf geschätzte 10.000 Objekte an. Um diese Infrastruktur nicht länger über Excel-Listen, E-Mails und manuelle Ablage zu organisieren, benötigte die Stadt eine strukturierte, übersichtliche und skalierbare Grundlage. Seit dem Schuljahr 2025/26 setzt Pforzheim hierfür auf inventorio – als zentrale Lösung, die den Schulträger und die Netzwerkbetreuenden an den Schulen effizient miteinander vernetzt.
Key facts
- 36 Schulen
- 20.500 Schüler:innen
- ca. 10.000 Inventarobjekte
36
Schulen
20.500
Schüler:innen
1.700
Lehrkräfte
~ 10.000
Inventarobjekte
Von der Zettelwirtschaft zur strategischen IT-Planung
Vor der Einführung von inventorio gab es in Pforzheim keine spezialisierte Softwarelösung für die Schul-IT. Der Support-Alltag war geprägt von manueller Sortierung und zeitaufwendiger Recherche.
- Keine zentrale Übersicht: Support-Anfragen kamen unsortiert per E-Mail herein.
- Analoge Suche: Rechnungen für Garantiefälle mussten mühsam in Fallordnern oder über SAP gesucht werden.
- Hoher Aufwand: Eine effiziente Planung von Ersatzbeschaffungen war kaum möglich, da Daten über Alter und Zustand der Geräte fehlten.
Die Bearbeitung im Bereich Garantieabwicklung und Ersatzbeschaffungen war sehr ineffizient. Die Recherche nach den richtigen Objekten gestaltete sich sehr aufwändig.
Vera Wasserbäch
Sachgebietsleiterin Schuldigitalisierung, Stadt Pforzheim
Die Lösung
Intuitive Geräteverwaltung und strukturierter Support
Mit den massiven Geräte-Rollouts durch den Digitalpakt 1.0 war klar: Es musste eine Lösung her, die nicht nur inventarisiert, sondern auch den Support strukturiert. In einer intensiven Testphase, an der die Schulen aktiv beteiligt waren, setzte sich inventorio gegen mehrere Mitbewerber durch.
Warum inventorio?
- Kopplung von Inventar und Ticket: Ein System für alles vermeidet doppelte Dateneingaben und Medienbrüche.
- Hohe Usability: Das Dashboard ist individuell anpassbar; die Bedienung ist so intuitiv, dass nur eine kurze Einarbeitung nötig ist.
- Einfacher Datenimport: Lieferlisten der Hardware-Partner lassen sich problemlos importieren.
- Skalierbarkeit: Das System verwaltet aktuell rund 7.000 Objekte (Ziel: 10.000) für 36 Schulen.
Uns war wichtig, dass das System intuitiv bedienbar ist. Es bedarf nur einer kurzen Schulung der Netzwerkberatenden und sie finden sich zurecht.
– Vera Wasserbäch
Der Rollout
In Rekordzeit einsatzbereit
Der Kick-off für das Projekt fand im Mai 2025 statt. Das ambitionierte Ziel: ein vollständiger Rollout pünktlich zum neuen Schuljahr.
- Schulungskonzept: Zunächst wurde der Schulträger geschult, anschließend die Netzwerkberater der Schulen in drei flexiblen Terminen.
- Datenpflege: Die Sommerferien wurden genutzt, um Altbestände einzupflegen und neue Lieferlisten zu importieren. Ein Teil der Erstinventarisierung wurde vor Ort übernommen.
- Erfolgreicher Start: Pünktlich zum Schuljahresbeginn konnten alle 36 Schulen Tickets und Supportanfragen direkt über das System abwickeln.
Messbare Erfolge & Ausblick
Heute nutzen über 120 Personen in Pforzheim die Plattform aktiv. Die Arbeit im Team hat sich grundlegend verändert:
- Systematische Abarbeitung: Tickets werden nach Eingang sortiert und der Fortschritt ist für alle Teammitglieder – auch bei Vertretungen – transparent nachvollziehbar.
- Garantie-Monitoring: Bei Defekten an Beamern oder Visualizern genügt ein Blick ins System, um Garantieansprüche gegenüber Lieferanten zu prüfen.
- Strategische Haushaltsplanung: Die Stadt kann nun präzise planen, wann Ersatzbeschaffungen für welche Schulen in den Haushalt aufgenommen werden müssen.
Die Abarbeitung der Supportaufträge erfolgt nun systematisch nach Prioritäten und die wichtigsten Infos sind vorhanden und dokumentiert.
Vera Wasserbäch
Nächste Schritte
inventorio-App
Als nächste Ausbaustufe plant die Stadt Pforzheim die Einführung der inventorio-App für Lehrkräfte, um den internen Support vor Ort weiter zu entlasten.
Stimmen aus der Praxis
Einblicke in den Alltag mit inventorio
Herr Bárdos
IT-Admin / First-Level Support
Herr Weber & Herr Anderer
Lehrer / Netzwerkbetreuer
- Ausgangssituation: Bisher war Herr Bárdos die erste Anlaufstelle bei technischen Problemen an allen 36 Pforzheimer Schulen – per Telefon oder E-Mail. Inventarlisten existierten zwar, allerdings nur lückenhaft. Hinzu kamen Excel-Dateien aus dem Digitalpakt und handschriftliche Notizlisten, die mühsam zusammengeführt und abgeglichen werden mussten.
- Herausforderung: Die Informationen waren nur so gut wie ihre manuelle Pflege. Schulen hatten keinen Einblick in den Status ihrer Anfragen, neue Kolleg:innen konnten vergangene Kommunikation oft nicht nachvollziehen und im Falle einer Reklamation fehlten notwendige Rechnungs- und Gerätedaten.
- Was inventorio verändert hat: Das Ticketsystem schafft Transparenz auf beiden Seiten. Schulen können exakt nachverfolgen, was mit ihrer Anfrage passiert, während das IT-Team den vollständigen Kommunikationsverlauf abrufen kann. Der E-Mail-Austausch wird durch die Kommentarfunktion abgelöst. Neue Kolleg:innen finden sich sofort intuitiv zurecht, da alle Tickets übersichtlich dokumentiert sind.
- Lieblingsfeature: Ein von Herrn Bárdos eigens eingerichteter Filter, welcher alle nicht abgeschlossenen Tickets anzeigt, unabhängig vom Bearbeitungsstatus. „Das ist das Feature, das ich am meisten nutze.“
- Ausgangssituation: Herr Anderer und Herr Weber sind beide im zweiten Dienstjahr und „reingerutscht“ in ihre Rolle als Netzwerkbetreuer – zusätzlich zu einem vollen Lehrplan. Die Schule umfasst 226 iPads, 60 PCs in zwei Computerräumen sowie Fernseher, Apple TVs und Beamer in jedem Raum (rund 300 Geräte). Bisher erreichten die zwei Problemmeldungen per Chat oder Flurgespräch; oft blieben Defekte ungemeldet.
- Herausforderung: Der Druck, allzeit verfügbar zu sein, war enorm. Im Falle eines Internetausfalls musste selbst in Krankheitsfällen von zu Hause aus koordiniert werden. Im Schnitt fallen 5 bis 10 Tickets pro Woche an. Die Geräteausleihe lief umständlich über eine eigens gepflegte Excel-Tabelle mit Papierverträgen. „Das war schon Wahnsinn.“
- Was inventorio verändert hat: Das System hat die Kommunikation mit dem Schulträger strukturiert und beschleunigt. Statt Anrufversuchen wird einfach ein Ticket erstellt, das meist binnen weniger Minuten beantwortet wird. Die Übersicht über offene Aufgaben bezüglich Räumen, Geräten oder Leihverträgen macht die Arbeit planbarer.
- Ausblick: Die Ausleihfunktion wird noch nicht voll genutzt, bietet aber Potenzial: digitale Signatur von Leihverträgen, Überblick über Rückgaben und das Ende des Papierkriegs. „Den Papierkrieg will ich nicht führen.“
inventorio hat meine Arbeit deutlich erleichtert. Es ist übersichtlich, hat ein schönes Design, die Schulen nehmen es gerne an, und wenn man jemandem Neues erklärt, wie man ein Ticket erstellt, ist das in wenigen Minuten erledigt.
– Herr Bárdos
